DE19681387B4

DE19681387B4 - Regelbasiertes elektronisches Mitteilungsverwaltungssystem

Info

Publication number: DE19681387B4
Application number: DE19681387T
Authority: DE
Inventors: Michael S. Hilliard Finney; Michael L. Columbus Snider
Original assignee: Compuserve Inc
Current assignee: Cranberry Properties LLC
Priority date: 1995-05-08
Filing date: 1996-05-08
Publication date: 2004-12-09
Anticipated expiration: 2016-05-09
Also published as: JP3998710B2; GB2316588B; GB9723599D0; JP2001505371A; WO1996035994A1; GB2316588A; DE19681387T1; US6363415B1; CA2220491C; US6182118B1; CA2220491A1; AU706649B2; AU5919496A

Abstract

Elektronisches Mitteilungssystem, umfassend:
ein erstes Gerät (10), welches in der Lage ist, eine elektronische Mitteilung zu senden;
ein zweites Gerät (22), welches in der Lage ist, die elektronische Mitteilung für einen Empfänger zu empfangen;
ein Weitverkehrsnetz (14) eines Online-Informationsdienstes, welches in der Lage ist, die elektronische Mitteilung direkt oder indirekt von dem ersten Gerät (10) zu empfangen und diese an das zweite Gerät (22) oder an ein Computernetzwerk, welches mit dem zweiten Gerät verbunden ist, zu senden; und
eine Speichereinheit zum Speichern einer Gruppe von Regeln, welche von dem Empfänger der Mitteilung definiert sind und welche festlegen, ob die elektronische Mitteilung zum zweiten Gerät (22) weitergeleitet werden soll;
dadurch gekennzeichnet, daß
ein Verteiler (18), welcher mit dem Weitverkehrsnetz (14) verbunden ist, die Gruppe von empfängerdefinierten Regeln aus der Speichereinheit ausliest und auf die von dem ersten Gerät (10) an den Empfänger ausgesendete elektronische Mitteilung...

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft im allgemeinen ein System zur Verwaltung elektronischer Mitteilungen, und insbesondere ein System zur Verwaltung der Übersendung elektronischer Mitteilungen gemäß den Vorlieben des Mitteilungsempfängers.
Die elektronische Post, auch als E-Mail bezeichnet, stellt eine komfortable und leicht zu bedienende Einrichtung dar, mit deren Hilfe zwei oder mehrere Einzelpersonen miteinander elektronisch kommunizieren können. E-Mail-Systeme helfen heutzutage Benutzern, auf Text beruhende und binäre Mitteilungen über umfangreiche Kommunikationsnetzwerke zu senden, so daß zwei oder mehrere Benutzer, die örtlich weit voneinander entfernt sind, miteinander kommunizieren können. E-Mail kann auch für die Übermittlung wichtiger Geschäfts-, Finanz-, Sport- und anderer Informationsarten aus zentralen Quellen verwendet werden. Die Verwendung von E-Mails ist heute bereits so weitverbreitet, daß viele Benutzer nun eine Möglichkeit benötigen, den Eingang der Mitteilungen, die an ihre elektronischen Postfächer gesendet werden, zu verwalten.
Heutzutage werden die meisten E-Mail-Mitteilungen in einem elektronischen Postfach gespeichert, bis sie der Empfänger liest. Um den Empfänger beim Lesen zu unterstützen, zeigt das E-Mail-System eine Liste der Meldungen in chronologischer Reihenfolge an. Benutzer verwalten diese Mitteilungen, indem sie manuell jene Mitteilungen auswählen und lesen, die für sie von Interesse sind. Benutzer überfliegen oft die Absenderinformationen oder die Betreff-Zeile, um für sie interessante Mitteilungen zu finden. Wenn die Anzahl der einlangenden Mitteilungen sehr groß ist, kann das Überfliegen und Auswählen der zu lesenden Mitteilungen sehr zeitaufwendig werden. Das eigentliche Lesen und Beantworten oder Weiterleiten der Mitteilungen nimmt zusätzlich Zeit in Anspruch. Alle Mitteilungsverwaltungsentscheidungen und damit im Zusammenhang stehenden Maßnahmen werden dem Benutzer überlassen.
Einige der heutigen E-Mail-Systeme bieten komfortablere Mechanismen – die manchmal als "Filter- und Weiterleitungsmechanismen" bezeichnet werden – zum Sortieren, Auswählen und Beantworten der Mitteilungen. Mit Hilfe der Mechanismen können Benutzer spezifische Kriterien – oder Regeln – festlegen, nach denen Mitteilungen präsentiert und verwaltet werden, um ihren eigenen Vorlieben zu entsprechen. Zum Beispiel können Benutzer eine Regel festlegen, der zufolge alle einlangenden Mitteilungen automatisch an ein anderes Postfach oder vielleicht an ein Pager-Gerät weitergeleitet werden. Eine Regel kann so festgesetzt werden, daß eine einlangende Mitteilung das automatische Senden einer damit im Zusammenhang stehenden Mitteilung an eine festgelegte Benutzergruppe auslöst. Eine weitere Regel kann dazu führen, daß die Mitteilung gemäß einer Priorität, die vom Absender festgelegt wird, gereiht und vorgelegt wird. Manche Systeme ermöglichen es den Benutzern, eine Liste von Absendern festzulegen, deren Mitteilungen der Empfänger zu empfangen bereit ist, während alle anderen Mitteilungen automatisch gelöscht werden. Manche Systeme ermöglichen es auch den Benutzern, nur jene Mitteilungen zu akzeptieren, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen. In manchen Fällen können Mitteilungen gemäß einer Kombination von Vorlieben oder Regeln vorgelegt werden, so daß zum Beispiel Mitteilungen, die ein bestimmtes Thema betreffen und von einem bestimmten Absender stammen, automatisch an eine ausgewählte Gruppe von Benutzern weitergeleitet werden, die an dem Thema interessiert sind.
Zusätzlich zu der Tatsache, daß E-Mail-Systeme unterschiedliche Regelgruppen für das Filtern und Weiterleiten von Mitteilungen zur Verfügung stellen, bieten sie auch die Möglichkeit, diese Regeln zu unterschiedlichen Zeitpunkten anzuwenden. Zum Beispiel verteilt sich in vielen E-Mail-Systemen die Verantwortung für das Filtern und Weiterleiten der Mitteilungen auf die Server, die für die Verteilung der Mitteilungen an die einzelnen Benutzer zuständig sind. Wenn der Server des Empfängers nicht verfügbar ist, werden die Regeln nicht angewandt. Daher wird eine Mitteilung, die an interessierte Parteien weitergeleitet werden soll, solange nicht weitergeleitet, bis der Server des Empfängers wieder verfügbar ist, um die Regeln anzuwenden und die erforderlichen Maßnahmen durchzuführen. Als Ergebnis dessen kann es zu einer wesentlichen zeitlichen Verzögerung zwischen dem Absendezeitpunkt der Mitteilung und dem Zeitpunkt kommen, zu dem die anderen interessierten Parteien von dieser Mitteilung erfahren. Selbst wenn der Server verfügbar ist, kann es zu Zeitverzögerungen kommen, weil die Mitteilung zu jenem Server gelangen muß, der für die Bedienung des Empfängers verantwortlich ist, bevor die Regeln angewandt werden. Wenn der Empfänger eine Regel festgelegt hat, daß die Mitteilung automatisch weitergeleitet werden soll, muß die Mitteilung eine unnotwendige Zwischenpause am Server einlegen, bevor sie gemäß der beabsichtigten Regel des Empfängers weitergeleitet wird.
Regeln können auch dann angewandt werden, wenn Mitteilungen bei einem Client eintreffen, der Postdienste durchführt. Es kann jedoch zu wesentlichen zeitlichen Verzögerungen kommen, wenn der Client nicht verfügbar ist. Darüber hinaus kann der Netzwerkverkehr zunehmen, da die Mitteilungen vom Client an einen zentralen Verteilerpunkt befördert werden müssen, bevor sie an den entsprechenden Bestimmungsort weitergeleitet werden. Dieselben Probleme, die vorhanden sind, wenn ein Server Regeln zu einem späten Zeitpunkt im Verteilungsprozeß anwendet, treten dann auf, wenn ein Client die Regeln anwendet. Das Weiterleiten von Mitteilungen an andere wird solange verzögert, bis die Mitteilung beim Client ankommt und der Client in der Lage ist, die Regeln anzuwenden.

Die US 5 283 856 offenbart ein flexibles ereignisgesteuertes und auf Regeln basierendes Nachrichten-Verteilsystem zur Installation auf einem PC, welcher an ein Netzwerk angeschlossen ist. Das System stellt Regeln für die Verteilung von E-mails in der Weise bereit, daß unter bestimmten Bedingungen, bzw. bei Eintritt bestimmter Ereignisse, Maßnahmen vorgesehen sind, wie mit eingehenden E-mails zu verfahren ist. Das Aufstellen der Regeln und Bedingungen sowie auch das Festlegen der im Einzelfall zu treffenden Maßnahmen erfolgt durch den Benutzer.

Es ist die Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein elektronisches Mitteilungssystem bereitzustellen, welches sich dadurch auszeichnet, daß Verzögerungszeiten, welche sich bei der Verwaltung von elektronischen Mitteilung auf Grundlage von benutzerdefinierten Ausfallkriterien ergeben, verringert werden.

Diese Aufgabe wird durch den Gegenstand des Patentanspruchs 1 gelöst. Weitere vorteilhafte Ausgestaltungen in der Erfindung sind Gegenstand der Unteransprüche.

Gemäß Patentanspruch 1 wird die Aufgabe insbesondere dadurch gelöst, daß der Vorgang der empfängerdefinierten Analyse von empfangenen E-mail Nachrichten für einen bestimmten Empfänger näher in Richtung Ausgangspunkt der E-mail verschoben wird.

In der vorliegenden Erfindung werden Mitteilungsverwaltungsregeln, die vom beabsichtigten Empfänger festgelegt werden, sehr bald angewandt, nachdem der Absender die Mitteilung abgesandt hat, so daß Mitteilungen weitergeleitet oder neue Mitteilungen erzeugt und an andere Benutzer gesandt werden können, ohne darauf Rücksicht nehmen zu müssen, ob die Mitteilung dem ursprünglichen Empfänger sofort zugestellt werden kann.

Mit Hilfe der vorliegenden Erfindung legen Benutzer Mitteilungsauswahlkriterien auf der Basis der Attribute der eingehenden Mitteilungen fest. Als nächstes legen die Benutzer die Maßnahmen fest, die mit jenen Mitteilungen in Verbindung zu bringen sind, welche den Auswahlkriterien entsprechen. Ein Verteiler wendet daraufhin die Regeln am Beginn des Mitteilungsverteilungsprozesses an, so daß die vom ursprünglichen Empfänger festgelegten Maßnahmen selbst dann ausgeführt werden, wenn der ursprüngliche Empfänger die Mitteilung nicht empfangen kann. In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung werden die Regeldefinitions- und Anwendungsdienste von einem Informationsdienst zur Verfügung gestellt, der in der Lage ist, eine große Anzahl an Benutzern zu unterstützen, und der in der Lage ist, einlangende Mitteilungen aus vielen unterschiedlichen Quellen zu empfangen.

Die Vorteile der vorliegenden Erfindung werden in den beigefügten Zeichnungen und der nachfolgenden detaillierten Beschreibung näher erklärt.
1 ist ein Diagramm der Schritte zur Festlegung der Regeln, die an den einlangenden Mitteilungen eines Empfängers anzuwenden sind;
2 ist eine schematische Darstellung der Systemorganisation für eine bevorzugte Ausführungsform;
3 ist ein Flußdiagramm, welches die Schritte zur Anwendung der vom Benutzer festgelegten Regeln an den einlangenden Mitteilungen eines Benutzers zeigt; und
4 ist ein Flußdiagramm der Schritte zur Anwendung der Regeln während der Mitteilungsverteilung.
Bezugnehmend auf 1 ist eine bevorzugte Ausführungsform des Systems der vorliegenden Erfindung dargestellt. Um eine Mitteilung an den Benutzer C 22 zu senden, stellt der Benutzer A vorzugsweise über ein Modem 12 eine Verbindung zu einem Weitverkehrsnetz 14 eines Informationsdienstes her. Der Benutzer A kann, muß aber nicht, ein Kunde des Informationsdienstes sein. Der Benutzer A kann andere Mittel für die Herstellung der Verbindung zum Informationsdienst verwenden, ohne daß dadurch von Geist und Umfang der vorliegenden Erfindung abgewichen wird. Die Mitteilung des Benutzers A durchläuft einen oder mehrere Postserver des Informationsdienstes, bevor die Workstation 22 des Benutzers C diese über ein Modem 20 empfangen kann. Unter Postservern sind hierbei Hailserver zu verstehen. In manchen Fällen führen die Server, durch welche die Mitteilung hindurchgeht, eine oder mehrere Operationen an der Mitteilung durch, bevor sie sie zum nächsten Server senden. Zusätzlich dazu kann ein Server einen anderen Server aufrufen, um Informationen zu erhalten, die für den Abschluß einer Operation erforderlich sind.
Wenn die Mitteilung eines Benutzers A bei dem an den Benutzer C zu sendenden Informationsdienst ankommt (d.h. beim Verteilerpunkt), werden die Präferenzen des Benutzers C für die Mitteilungszustellung überprüft, um zu bestimmen, ob irgendwelche speziellen Regeln an der Mitteilung des Benutzers A angewandt werden sollen. Vorzugsweise ist der Informationsdienste-Verteiler 18 für die Anwendung der Regeln an der Mitteilung des Benutzers A verantwortlich. Wenn der Benutzer C zum Beispiel möchte, daß eine Kopie aller Mitteilungen vom Benutzer A direkt an die Benutzer B 26 und D 28 geschickt wird, stellt der Verteiler sicher, daß entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, um die Mitteilung 24 des Benutzers A an die Benutzer B und D zu schicken, selbst wenn das elektronische Postfach des Benutzers C nicht verfügbar ist oder sich der Benutzer C nicht im System angemeldet hat.
Bezugnehmend auf 2 ist eine schematische Ansicht einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung dargestellt. 2 zeigt die Organisation von Servern, die für die Definition und Anwendung der Regeln sowie für die Verteilung der Mitteilungen verantwortlich sind.
Bezugnehmend auf 3 beginnt der Regeldefinitionsprozeß vorzugsweise damit, daß der Benutzer die Mitteilungsauswahlkriterien 12 festlegt. Die hierin beschriebenen Auswahlkriterien sind nur beispielhaft. Es können weniger Kriterien oder detailliertere Kriterien verwendet werden, ohne daß dadurch von Geist und Umfang der vorliegenden Erfindung abgewichen wird. Vorzugsweise legt der Benutzer den Datumsbereich fest, innerhalb dessen die einzelnen Regeln aktiv sein sollen 14. Ein weiteres Auswahlkriterium kann ein Wichtigkeitswert wie zum Beispiel hoch, normal oder niedrig sein 16. Es kann ein Mitteilungstyp, wie zum Beispiel Text oder Binär, festgelegt werden 18. Vorzugsweise kann der Benutzer einen Betreff oder einen Absenderwert 20, 22 festlegen.
Als nächstes legt der Benutzer eine Maßnahme für die Mitteilung fest, die auszuführen ist, wenn die Mitteilungsauswahlkriterien erfüllt sind 24. Die hierin beschriebenen Maßnahmen sind nur beispielhaft. Es können auch andere Maßnahmen durchgeführt werden, ohne dadurch von Geist und Umfang der vorliegenden Erfindung abzuweichen. Wenn die zugeordnete Maßnahme darin besteht, eine neue Mitteilung zu erzeugen 26, legt der Benutzer vorzugsweise eine Liste der Empfänger der neuen Mitteilung sowie einen Betreff und einen Körper für die neue Mitteilung 28 fest. Es können für die neue Mitteilung auch andere Optionen festgelegt werden, wie zum Beispiel Wichtigkeit oder Typ. Wenn die zugeordnete Maßnahme darin besteht, die Mitteilung 30 weiterzuleiten, legt der Benutzer vorzugsweise die Weiterleitungsadresse 32 fest. Wenn die zugeordnete Maßnahme darin besteht, die einlangende Mitteilung 36 zu löschen, wird vorzugsweise eine Kennung für diese Maßnahme den Mitteilungsauswahlkriterien 36 zugeordnet.
Im nächsten Schritt 38 wird die Gültigkeit der Regel festgelegt, so daß der Verteiler in der Lage ist, die festgelegten Maßnahmen auszuführen, wenn die Mitteilungsauswahlkriterien erfüllt sind. Im Schritt 40 werden die gültigen Regeln für die spätere Verwendung durch den Verteiler gespeichert. Derselbe Prozeß kann angewandt werden, um mehrere Regeln festzulegen. Vorzugsweise wird dem Benutzer die Möglichkeit gegeben, eine Reihenfolge festzulegen, in der die Regeln an den einlangenden Mitteilungen angewandt werden sollen.
Bezugnehmend auf 4 werden die Schritte für die Anwendung der vom Benutzer festgelegten Regeln während der Mitteilungsverteilung dargestellt. Zu Beginn wird die Mitteilung zu einem Postserver gesandt, der in der Lage ist, die Informationen über den Empfänger zu laden 12. Der Postserver bestimmt, ob der Empfänger Regeln für einlangende Mitteilungen 14 festgelegt hat. Wenn der Empfänger keine Mitteilungsverwaltungsregeln festgelegt hat, wird die Mitteilung direkt an den Empfänger 16 übermittelt. wenn der Empfänger Mitteilungsverwaltungsregeln festgelegt hat, werden die Regeln des Empfängers geladen 18 und an der Mitteilung angewandt 20. Schließlich wird die Mitteilung gemäß den Regeln übermittelt 22. Wenn die einlangende Mitteilung zum Beispiel dazu führen sollte, daß eine neue Mitteilung an 5 andere Benutzer verteilt wird, koordinieren der Postserver und der Verteiler die Aktivitäten, um sicherzustellen, daß die neue Mitteilung gemäß den vom Empfänger festgelegten Regeln erzeugt wird, und daß die neue Mitteilung an jeden einzelnen der 5 anderen Benutzer übermittelt wird.
Vorzugsweise werden das Laden und die Anwendung der Mitteilungsverwaltungsregeln von einem Verteiler ausgeführt, der mit einem oder mehreren Postservern zusammenarbeitet. In einer alternativen Ausführungsform können die Regellade- und Anwendungsfunktionen und die Mitteilungsübermittlungsfunktionen von einer Einheit ausgeführt werden. Zusätzlich dazu können die Funktionen von mehreren Einheiten ausgeführt werden. Wichtiger als die Anzahl der damit befaßten Einheiten ist der Punkt, an dem die Regeln angewandt werden. Die vorliegende Erfindung wendet die Regeln bald nach Übermittlung der Mitteilung durch den Absender an, so daß eine größere Effizienz erzielt wird.
Die Fähigkeit des Verteilers, vom Benutzer festgelegte Regeln zu interpretieren und die Übermittlung von Mitteilungen auf der Grundlage dieser Regeln durchzuführen, zeichnet die vorliegende Erfindung aus. Die Regeln des beabsichtigten Empfängers für die Mitteilungsverwaltung werden unabhängig davon ausgeführt, ob der beabsichtigte Empfänger in der Lage ist, die Mitteilung zu empfangen, da die Regeln im wesentlichen am ersten Punkt der Verteilung angewandt werden. Aus dem Ansatz der vorliegenden Erfindung ergeben sich mehrere Vorteile. Zum ersten kann der Netzwerkverkehr verringert werden, da alle zusätzlichen Mitteilungen, die als Ergebnis der Präferenzen des beabsichtigten Empfängers gesendet werden sollen, am zentralen Verteilungspunkt erzeugt und abgeschickt werden, wenn die Mitteilung des Benutzers A dort ankommt, und nicht an einem alternativen Punkt, der es erforderlich machen würde, daß Mitteilungen sowieso durch den zentralen Verteilungspunkt geführt werden. Zum zweiten kann, wenn die Mitteilung direkt an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden soll, der Netzwerkverkehr verringert werden, indem der Stopp im Postfach des ursprünglichen Empfängers vermieden wird – besonders dann, wenn die Mitteilung nicht zum zentralen Verteilungspunkt zurückkehren muß. Schließlich führt die Erfindung zu einer besseren Ausnutzung der Ressourcen, da Mitteilungen, welche der ursprüngliche Empfänger nicht zu sehen wünscht, frühzeitig im Verteilungsprozeß gelöscht werden können. Die Vermeidung unnötiger Mitteilungsstopps, die Vermeidung der Abhängigkeit der Mitteilungsübermittlung von der Verfügbarkeit des Postfaches des ursprünglichen Empfängers und die Verringerung des Netzwerkverkehrs führen zu einer rechtzeitigeren Übermittlung wichtiger persönlicher Informationen und Geschäftsinformationen in Form elektronischer Mitteilungen.

Claims

Elektronisches Mitteilungssystem, umfassend: ein erstes Gerät (10), welches in der Lage ist, eine elektronische Mitteilung zu senden; ein zweites Gerät (22), welches in der Lage ist, die elektronische Mitteilung für einen Empfänger zu empfangen; ein Weitverkehrsnetz (14) eines Online-Informationsdienstes, welches in der Lage ist, die elektronische Mitteilung direkt oder indirekt von dem ersten Gerät (10) zu empfangen und diese an das zweite Gerät (22) oder an ein Computernetzwerk, welches mit dem zweiten Gerät verbunden ist, zu senden; und eine Speichereinheit zum Speichern einer Gruppe von Regeln, welche von dem Empfänger der Mitteilung definiert sind und welche festlegen, ob die elektronische Mitteilung zum zweiten Gerät (22) weitergeleitet werden soll; dadurch gekennzeichnet, daß ein Verteiler (18), welcher mit dem Weitverkehrsnetz (14) verbunden ist, die Gruppe von empfängerdefinierten Regeln aus der Speichereinheit ausliest und auf die von dem ersten Gerät (10) an den Empfänger ausgesendete elektronische Mitteilung schon bei Ankunft der elektronischen Mitteilung im Weitverkehrsnetz (14) angewendet.
System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß eine Regel aus der Gruppe von Regeln, welche auf die elektronische Mitteilung angewandt werden, die Erzeugung einer oder mehrerer neuer Mitteilungen verursachen kann, die an ein oder mehrere unterschiedliche Geräte (26, 28) zu senden sind.
System nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß eine Regel aus der Gruppe von Regeln, welche auf die elektronische Mitteilung angewandt werden, dazu führen kann, daß die Mitteilung an ein anderes Gerät (26, 28) weitergeleitet wird.
System nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Gruppe von Regeln eine Regel umfaßt, welche auf dem Absender einer elektronischen Mitteilung basiert.
System nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, daß die Gruppe von Regeln eine Regel umfaßt, welche auf dem Betreff einer elektronischen Mitteilung basiert.
System nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, daß die Gruppe von Regeln eine Regel umfaßt, welche auf der Priorität der elektronischen Mitteilung basiert.
System nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Gruppe von Regeln eine Regel umfaßt, welche auf dem Typ der elektronischen Mitteilung basiert.