Büroangestellter / Büroangestellte

Büroangestellte arbeiten in allen Bereichen eines Unternehmens. Sie übernehmen zumeist allgemeine, organisatorische und kaufmännische Aufgaben sowie Aufgaben der Büroleitung und Büroorganisation. Als Assistent*innen der Geschäftsleitung bereiten sie Unterlagen für ihre Vorgesetzten ( Abteilungsleiter*innen und Manager*innen) vor. Sie erstellen Geschäftsberichte, bereiten Präsentationen vor und koordinieren Meetings und Termine.
Sie befassen sich mit aktuellen Entwicklungen wie Kund*innenorientierung (Customer-Relationship-Management), Qualitäts-Management, Informations-Management und Projekt-Management.

Je nach Aufgabenbereich und Spezialisierung arbeiten Büroangestellte in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens wie z. B. Einkauf, Lagerhaltung, Bestellwesen,  Rechnungswesen, Personal,  Marketing und  Werbung usw.
Sie kommunizieren mit Geschäftspartner*innen, Kund*innen und Lieferant*innen, sowie mit Ämtern und Behörden. Sie leiten Informationen und Anweisungen von Vorgesetzten an die Mitarbeiter*innen der betrieblichen Stellen weiter und bilden daher einen wichtigen Kommunikationsknotenpunkt eines Unternehmens. Weiters bereiten sie Geschäftstreffen, Tagungen und Dienstreisen vor und führen bei Besprechungen und Verhandlungen Aufzeichnungen und Protokolle.

Büroangestellte arbeiten mit PCs, Computern, Laptops, gängiger Bürosoftware und speziellen betrieblichen Softwareprogrammen, sowie mit Datenbanken, Karteien und Archiven. Sie führen analoge und digitale Ablage und Dokumentationssysteme und verwenden diverses Büromaterial und die üblichen Büro- und Kommunikationsgeräten wie Kopierer,  Scanner, Drucker, Telefonanlagen und Mobiltelefonen.

Büroangestellte arbeiten in den Räumlichkeiten von Büros und Sekretariaten sowie in Konferenz- und Besprechungsräumen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Berufskolleg*innen und Mitarbeiter*innen der verschiedenen betrieblichen Bereiche. Je nach Aufgabenbereich haben sie Kontakt zu Kund*innen und zu Lieferant*innen.

Büroangestellte arbeiten zu den üblichen Bürozeiten und viel am Computer.

• Bürowesen und Büroorganisation; Ablage- und Ordnungssysteme führen
• Telefon- und Schriftverkehr durchführen
• Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung (Personalverrechnung) vorbereiten
• Bestellungen durchführen, Lagerbestände kontrollieren
• eingehende Waren prüfen, Inventuren zum Jahresende durchführen
• Auftrags- und Rechnungsbearbeitung (Auftragsannahme)
• Kunden- und Mahnwesen: Zahlungseingänge überwachen, Mahnbriefe schreiben
• Telefonate entgegennehmen, Termine einteilen und koordinieren
• mit Geschäftspartnern, Kund*innen und Lieferant*innen kommunizieren
• Geschäftstreffen, Tagungen, Dienstreisen etc. vorbereiten

• Klein-, Mittel- und Großbetriebe des Handels, des Gewerbes und der Industrie
• Dienstleistungsunternehmen wie Banken, Versicherungen
• Öffentliche  Verwaltung (Bund, Länder und Gemeinden)

Der Beruf Büroangestellte ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Büromanagement, Büro-Organisation
• Management-Assistenz

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Europa Assistent*in
• Managementassistent*in
• Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin
• Sachbearbeiter*in

• Außenhandelssekretär*in
• Fremdsprachensekretär*in
• Stenotypist*in / Phonotypist*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Betriebliches Rechnungswesen,  Bonität,  Briefing,  Customer Relationship Management (CRM),  Debitoren,  Protokoll